Kartais gali prireikti sukurti laišką, kurį išsiųsite daugybei skirtingų žmonių, tačiau norėtumėte, kad tam tikros jo dalys būtų individualizuotos kiekvienam adresatui: dalys, tokios kaip sveikinimas, vardas, adresas ir pan. „Word“ lygiavertė, tai reiškia, kad turėtumėte sukurti formos laišką, kurį tikrai lengva padaryti.

Prieš pradėdami dirbti su formos raidėmis, įsitikinkite, kad jau turite duomenų bazę su visais laukais, kuriuos norėtumėte įtraukti. Duomenų bazė gali būti tokia paprasta kaip „Excel“ skaičiuoklė su vardo, pavardės, adreso ir kt. Stulpeliais.

„Word“ gali importuoti duomenis iš „Excel“, „Access“ ir tekstinių dokumentų. Jei dar neturite duomenų bazės sąrankos, visada galite ją sukurti „Word“, tai aš jums parodysiu, kaip tai padaryti.

Sukurkite formos laiškus „Word“

Norėdami pradėti, sukurkite dokumentą, kuriame būtų standartinis tekstas, pavyzdžiui, žemiau pateiktą kalėdinio laiško pavyzdį:

Bare laiškas

Atkreipkite dėmesį, kaip jame nėra sveikinimo, adreso ir pan., Nes visi jie bus įtraukti vėliau kaip laukai mūsų formos laiške. Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, spustelėkite skirtuką „Pašto siuntimas“ pasirinkti „Gavėjus“:

Pasirinkite Gavėjai

Čia pridėsite žmones, kurie gaus laišką, arba importuosite sąrašą iš duomenų bazės failo.

Gavėjo išskleidimas

Jei norite sukurti sąrašą pačiame „Word“, galite spustelėti Įveskite naują sąrašą. Norėdami importuoti, spustelėkite Naudoti esamą sąrašą. Šiame pavyzdyje tiesiog pateiksime sąrašą.

Adresų sąrašas

Pastaba: kai einate išsaugoti savo gavėjų sąrašą, „Word“ paprašys jūsų vietos kietajame diske išsaugoti sukuriamą duomenų failą.

Išsaugoję gavėjų sąrašą pastebėsite, kad daugelį piktogramų, esančių ant juostelės, dabar galima spustelėti.

Norėdami pradėti pridėti laukus prie savo formos laiško, spustelėkite tašką dokumente, kad nurodytumėte, kur norite įdėti lauką, tada spustelėkite Adreso blokas.

Adresų blokas

Bus parodytas dialogo langas Įterpti adreso bloką.

Spustelėkite Gerai, jei norite pereiti su numatytuoju formatu ir turėtumėte gauti kažką panašaus:

Įterptas adresų blokas

Tada pridėkite Enter po adreso bloko, jei norite perkelti savo tekstą linija žemyn, tada spustelėkite sveikinimo eilutės piktogramą:

Sveikinimo linijos piktograma

Bus parodytas dialogo langas Įterpti sveikinimo eilutę.

žodžių sveikinimo eilutė

Dar kartą pereikime prie numatytojo formato ir tiesiog spustelėkite mygtuką Gerai.

Kitas, pabrėžkite, kur sakoma , dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pelę, pasirinkite pastraipą ir pažymėkite langelį šalia Neįtraukti tarpo tarp to paties stiliaus pastraipų.

Tai padės adresų bloką teisingai pakabinti kartu, o ne palikti tuščią eilutę tarp kiekvienos jo dalies.

nepridėkite tarpo žodžio

Tada spustelėkite juostelę „Rezultatų peržiūra“, esančią skirtuke „Pašto siuntos“.

peržiūrėti rezultatus

Vietoj adreso bloko lauko indikatoriaus dabar turėtumėte pamatyti tikrąjį „Word“ dokumente nurodytą turinį.

Pirmoji peržiūra

Baigę peržiūrėti, spustelėkite peržiūros rezultatų piktogramą, kad išjungtumėte peržiūrą. Kitas, norėdami pamatyti, kaip pridėti kitus laukus, spustelėkite ką tik buvusį dokumente, kad nustatytumėte dabartinę savo vietą, tada spustelėkite piktogramą Įterpti sujungimo lauką.

Momentinio sujungimo lauko piktograma

Turėtumėte gauti kažką panašaus:

Momentinis laukas

Pasirinkite šalį ar regioną, tada spustelėkite mygtuką Įterpti.

Įterptas sujungimo laukas

Pabandykite dar kartą spustelėti peržiūros rezultatų piktogramą, kad pamatytumėte, kaip ji atrodo. Štai mano pavyzdys žemiau:

Šalies pridėtos peržiūros

Dabar, kai formos raidė sukonfigūruota teisingai, galite atlikti sudėtingesnius veiksmus, pavyzdžiui, nustatyti taisykles. Taisyklės leis jums parodyti tam tikrą tekstą tam tikriems gavėjams, o kitiems jį paslėpti. Norėdami pradėti, spustelėkite mygtuką Taisyklės.

Taisyklės

Pamatysite išskleidžiamąjį meniu su keliomis galimybėmis, tokiomis kaip „Klausti“, „Užpildyti“ ir kt.

Taisyklių išskleidimas

Mūsų pavyzdžiu pasirinksime Jei… Tada… Kitą, kuris pateiks mus į šį dialogo langą:

pašto sujungimo taisyklės

Pakeiskite lauko pavadinimą: į Country_or_ Region ir įveskite USA laukelyje Compare to:. Tada pridėkite šiek tiek teksto į dėžutes, kuriose sakoma: Įterpti šį tekstą, o kitu atveju - įterpti šį tekstą.

Šiame pavyzdyje, jei gavėjas gyvena JAV, jie į savo laišką pateiks tekstą „Linksmos Kalėdos“, o visi kiti gaus pranešimą „Metų laikų sveikinimai“.

Štai kaip jis atrodys spustelėjęs mygtuką Gerai, o tada mygtuką Peržiūros rezultatai.

Pridėti linksmų Kalėdų pranešimą

Kitas, atkreipkite dėmesį į skyrių „Rezultatų peržiūra“:

Rezultatų peržiūros skyrius

Čia galite spustelėti rodyklių mygtukus (kai įjungta peržiūra Rezultatai) kairėje ir dešinėje numerio pusėje, norėdami pereiti per visas raides, kurios bus išsiųstos. Tokiu būdu įsitikinsite, kad visos jūsų raidės atrodys tinkamai prieš spausdinant ar el. Paštu.

Pastaba: Atitikties laukų meniu pasirinkimas skiltyje Taisyklės yra skirtas duomenų bazės laukų pavadinimams suderinti su gavėjų sąrašų antraščių pavadinimais.

Norėdami lengviau pamatyti, kur įdėjote laukus į savo dokumentą, naudokite mygtuką Paryškinti sujungimo laukus.

Paryškinkite laukus

Tai yra perjungimas, kurį galite įjungti ir išjungti savo nuožiūra. Galiausiai, kai esate patenkinti savo laišku, spustelėkite piktogramą Baigti ir sujungti:

Baigti ir sujungti

Turėtumėte gauti šį išskleidžiamąjį meniu su trimis galimybėmis.

„Finish & Merge“ išskleidžiamasis meniu

Pasirinkite Redaguoti atskirus dokumentus, jei norite, kad „Word“ sujungtų visas jūsų raides į vieną didelį dokumentą, kurį galite peržiūrėti prieš spausdindami ar siųsdami el. Paštu.

Kaip matote, formos raidžių kūrimas naudojant „Word“ nėra toks jau sudėtingas dalykas, koks buvo, o jūs galite greitai ir lengvai kurti ir siųsti dokumentus. Jei turite klausimų, nedvejodami komentuokite. Mėgautis!